Berufliches und Privates sollte man trennen. Ich tue das auch hier im Blog – mit gelegentlichen Ausnahmen. Heute breche ich die Regel aus einem triftigen Grund. Weil ich das Vergnügen habe, eine Schulung für die kanadische Kommunikations-Anwendung Slack abzuhalten, hier meine Lieblingstricks für sie.

Einwurf, bevor es losgeht: Ich weiss, der Zeitpunkt ist unglücklich, weil der Funktionsumfang für die Gratisnutzung in letzter Zeit reduziert wurde. Die Chats werden nicht mehr so lang aufbewahrt. Das hat mutmasslich mit der Übernahme 2020 zu tun. Salesforce erwarb das Unternehmen für satte 27 Milliarden. Das bleibt nicht ohne Folgen; ein Blogger sprach 2023 von einer Enshittification in Reinkultur.

1) Nachrichten bearbeiten

Für digitale Immigranten wie mich, die damit aufgewachsen sind, in E-Mails just nach dem Klick auf den Senden-Knopf einen peinlichen Tippfehler oder eine missverständliche Formulierung zu entdecken, ist es grossartig, dass Nachrichten sich nachträglich bearbeiten lassen.

Das geht über das Dreipunkte-Menü (Weitere Aktionen) beim Klick auf eine (selbstgeschriebene) Nachricht. Doch schneller funktioniert es via Tastatur: Im leeren Eingabefeld drücken wir den Pfeil nach oben (↑): Damit hüpfen wir direkt zu der letzten, von uns geschriebenen Nachricht im Verlauf und können sie sogleich bearbeiten. Achtung: Diese Funktionsweise hängt von den Einstellungen ab. Mehr dazu gibt es beim Punkt 5b).

Die bearbeitete Nachricht wird gekennzeichnet. Das ist sinnvoll, damit nicht nachträglich sinnverändernde und manipulative Änderungen möglich sind. Es hat den netten Nebeneffekt, dass man sofort sieht, wenn der Finger auf der Enter-Taste einer Kollegin oder eines Kollegen schneller war als das Gehirn.

2) Benachrichtigungen ruhigstellen

Die Benachrichtigungen richtig einzustellen, gehört zu der hohen Kunst der Slack-Nutzung: Sie ist ausschlaggebend für die eingangs erwähnte Trennung von Privatem und Beruflichem. Unter Persönliche Einstellungen (via Profilbild in der linken unteren Ecke) legen wir bei Verfügbarkeit fest, wann wir arbeiten und wann nicht: Dann werden wir als Teilzeitler während unserer Abwesenheit nicht mit Benachrichtigungen eingedeckt.

Direktnachrichten lösen dennoch einen «Pling» am Handy und einen roten Klecks auf dem Homescreen aus. Um die zu verhindern, sollten wir die Benachrichtigung am Telefon selbst abschalten. Mehr dazu in meinen Tipps, wie das iPhone während der Ferien nicht nervt.

Eine schnelle Methode, für Funkstille zu sorgen, ist der Fokusmodus. Er findet sich in der Desktop-App in der Leiste links oberhalb des Profilbildes. In der Smartphone-App fehlt er bislang.

2b) Personen und Kanäle ruhigstellen

In einer grossen Slack-Umgebung ist eine Funktion überlebensnotwendig: Das ist die Möglichkeit, die Benachrichtigen pro Person, Kanal und Gruppenchat einzustellen. Diese findet sich in der entsprechenden Unterhaltung in der Symbolleiste rechts oben beim Icon mit der Glocke: Hier haben wir die folgenden drei Möglichkeiten:

  • Alle neuen Beiträge (fast immer des Teufels),
  • Nur Erwähnungen und
  • Stummschalten und Ausblenden.

Mit der letzten Option wird der Kanal trotz neuer Nachrichten nicht hervorgehoben, solange wir nicht direkt angesprochen werden.

3) Was habe ich verpasst?

In der Desktop-App hilft die Rubrik Aktivität, uns einen Überblick über die Direktnachrichten und Erwähnungen in den Threads zu verschaffen. Die Geschehnisse in den einzelnen Kanälen, in die wir nicht direkt involviert sind, müssen wir durch Abklappern der fett angezeigten Kanäle in der Rubrik Home in Erfahrung bringen.

Bei der Smartphone-App steht in der Home-Ansicht die Funktion Aufholen bereit: Sie blendet nacheinander die Threads ein, in denen sich etwas getan hat. Die Idee ist einleuchtend, doch bei so grossen Unternehmen wie meinem Arbeitgeber gibt es so viele Konversationen, bei denen man am Rand beteiligt ist, dass die Aufholjagd aussichtslos ist.

Die bessere Strategie: die Unterhaltungen in der Seitenleiste mittels Ordner nach Priorität organisieren, die wichtigen Kanäle mit Neuerungen direkt ansteuern und alles andere ignorieren.

4) Emojis!

Beim Tippen einer Nachricht fügen wir ein Emoji ein, indem wir den Doppelpunkt betätigen und ein Stichwort zum Emoji angeben, z.B. :rofl für das sich totlachende Emoji. Natürlich ist es Geschmackssache, wie viele solcher Smileys eine berufliche Unterhaltung verträgt. Es ist jedenfalls unbestritten, dass sie Konversationen beschleunigen und verdichten kann.

Und wichtig: Wir können Nachrichten anderer Leute mit einer Emoji-Reaktion versehen. Das spart uns die Zeit, selbst eine Antwort zu tippen, und es zeigt dem Absender, ob seine Botschaft angekommen ist. Darum ist es bei vielen Unternehmen Usus, entsprechende Anfragen auf diesem Weg zu quittieren – ähnlich wie das «Verstanden», das ich als Soldat seinerzeit beim Üben der Funkdisziplin eingetrichtert bekommen habe.

Für Tastaturakrobaten: Reaktions-Emojis lassen sich via Tastatur mit Taste r zuweisen. Mehr dazu beim übernächsten Punkt 5b).

5) Schneller per Tastatur

Viele der Arbeitsschritte lassen sich per Tastatur ausführen. Eine Übersicht der Tastaturkürzel gibt es in dieser Liste, bei der es sich lohnt, zumindest ein paar zu verinnerlichen. Zum Beispiel:

  • Neue Nachricht: Ctrl/Cmd n
  • Nachricht zurückrufen: Ctrl/Cmd z
  • Status einstellen Ctrl/Cmd Shift y
  • Zwischen den aktuellen Kanälen navigieren: Alt/Opt Umschalt ↑/↓

5b) Noch schneller per Tastatur

Viele Aktionen lassen sich in der Desktop-App durch einzelne Tasten auslösen. Um diese Methode zu verwenden, müssen wir sicherstellen, dass Slack so konfiguriert ist, wie wir das möchten. Dazu klicken wir auf unser Profilbild, wählen Persönliche Einstellungen → Barrierefreiheit. Hier konfigurieren wir im Abschnitt Tastatur die Funktionsweise der Pfeil-nach-oben-Taste gemäss unseren Wünschen. Die Auswahl der Optionen:

Drücke im leeren Nachrichtenfeld auf ↑, um:

  1. … den Fokus nur auf die Nachrichtenliste zu verlagern. Die neueste Nachricht in der Liste wird ausgewählt.
  2. … den Fokus nur auf die Nachrichtenliste zu verschieben, wenn das Nachrichtenfeld leer ist. Die neueste Nachricht in der Liste wird ausgewählt.
  3. … deine letzte Nachricht zu bearbeiten. Deine zuletzt gesendete Nachricht wird ausgewählt und im Bearbeitungsmodus geöffnet.

Option 3 entspricht der Konfigurationsweise, die ich im bei Punkt 1 erwähnt habe. Ich finde allerdings die erste Option am besten. Mit der navigiere ich per ↑ zu der gewünschten Nachricht und kann dann folgende Aktionen ausführen:

  • Reaktions-Emoji zuweisen: r
  • Editieren: e
  • Als ungelesen markieren: u
  • Zu einem wählbaren Zeitpunkt an die Nachricht erinnern: m
  • Link kopieren: l

Falls es noch immer nicht funktioniert, liegt das vermutlich daran, dass der Fokus nicht auf der Nachrichtenliste liegt: Die Tastaturbefehle landen dann in der Seitenleiste oder einem sonstigen Element der Benutzerschnittstelle. Dann hilft die Taste F6: Wir drücken sie so oft, bis die Nachrichtenliste ausgewählt ist.

Abschliessend sieben Kurztipps

  1. Nachrichten, auf die man nicht sofort reagieren will, bei denen noch Handlungsbedarf besteht, markieren wir über das Lesezeichen-Symbol (Für später speichern). Sie tauchen prominent in der Seitenleiste in der Rubrik Später auf.
  2. Slack kann mit diversen Webanwendungen verknüpft werden, beispielsweise Google Calendar: Dann zeigt der Status an, wenn wir uns in einer Sitzung befinden und nicht sofort reagieren können.
  3. Personen, mit denen man häufig zu tun hat, kann man als VIP markieren: Sie tauchen in der Liste unter Favoriten auf, und wenn sie uns schreiben, gibt es auch während Benachrichtigungspausen eine Mitteilung.
  4. Man kann sich selbst als Gesprächspartner auswählen und Nachrichten schreiben. Ideal für Notizen, Entwürfe und Stehsatz.
  5. In einem Kanal können Nachrichten angepinnt werden. Das funktioniert, falls es keine abweichenden Berechtigungen gibt, in offenen und geschlossenen Channels sowie in Direktnachrichten (DMs). Der Zweck ist, Informationen für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sofort auffindbar zu machen.
  6. Nebst der Ansicht für die Nachrichten selbst gibt es Reiter für Canvas und Lesezeichen: Ersterer dient der Hinterlegung von Notizen, letzterer für wichtige Links.
  7. Und mein Lieblingstrick: Nachrichten terminieren. Denn wenn sie im richtigen Moment ankommen, ist die Wahrscheinlichkeit viel höher, dass sie auch zur Kenntnis genommen werden. Dafür gibt es beim Senden-Knopf einen zweiten Bereich mit einem nach unten zeigenden Winkel, der den Befehl Für später planen auslöst.

Beitragsbild: Falls in Slack der Durchblick fehlt, liegt das nicht unbedingt an der ungeputzten Brille (Mikhail Nilov, Pexels-Lizenz).